In der vierten Lehrveranstaltung lagen die Schwerpunkte auf folgende Themen:

  • Gastreferat zu ALMA
  • Kommentare zu Lerntagebüchern
  • Funktion und Aufbau von Archivsystemen

Heute hatten wir einen Gastreferat von Charlotte Frauchiger (Leiterin des Teams eRessourcen an der FHNW) und Selina Hodel (Systembibliothekarin im Team eRessourcen). Zuerst wurden uns von Charlotte Frauchiger Details zu der FHNW gezeigt. Danach ging es bei Selina Hodel um die Swiss Library Service Plattform (SLSP). Das Go Live dieser Plattform fand letztes Jahr statt. Es ist ein Bibliotheksdienstleister mit diversen Basic und Optional Services. Diese Plattform entwickelte sich zu einer AG mit 38 Mitarbeitenden und 15 Aktionären.

Danach gingen wir tiefer in das Bibliothekssystem Alma ein. Dies ist ein Cloud gestütztes Bibliothekssystem von ExLibris. Dan diesem Unified Ressource Management System (URM) sind alle benötigten Ressourcen in einem Vereint. Dadurch braucht es nun nicht dutzende Programme, sondern es kann alles in einem Verwaltet werden. In einem Institutionsbereich können dadurch mehrere Sub Institutionen beigezogen werden. Heute sind es 29 Institutionen, welche alle noch einen separaten Bereich für sich haben. Diese sind alle Aufgestützt in der Netzwerkzone, welche den Verbundkatalog von SLSP wiederspiegeln. Diese ganze Gemeinschaftszone wird von Ex Libris verwaltet. Um Alma näher anschauen zu können, gab es danach eine Live Demo. Vor allem die folgenden Arbeitsabläufe wurden näher angeschaut: Aufbau und Grundlagen, E-Ressourcen und Konfiguration. Nach dieser Live Demo gab es eine kurze Gruppenarbeit, bei welcher wir eine Argumentation gegenüber Träger / Direktion näher betrachteten, wenn wir dieses System etablieren möchten. Folgende Fragestellungen waren vorgegeben:

  • Ihr müsst eurer Direktion / dem Träger ein Systemwechsel zu ALMA / SLSP vorschlagen, welche Argumente führt ihr auf?
  • Wie rechtfertigen wir den sehr viel höheren Mitteleinsatz gegenüber den Trägern und der Direktion?
  • Seht Ihr Alternativen?

Die Antworten dazu ist, dass für eine Argumentation zuerst die Voraussetzungen abzuklären braucht. Grössere wissenschaftliche Bibliotheken würden Alma aus Konsistenzgründen aussuchen. Aber durch Alma würde die Einheitlichkeit, Anschluss an Services, Standardisierung von Abläufen, Sichtbarkeit für Publikum erhöht werden. Ein weiterer wichtiger Punkt, welche von Charlotte Frauchiger kam, ist dass die Akkreditierung in den Studiengängen durch das SLSP geregelt sind. Zu den höheren Mitteleinsatz kann sicher argumentiert werden, dass durch SLSP eine zentrale Anlaufstelle und Verwaltung übernommen wird. So gibt es eine Standardisierung von unterschiedlichen Programmen zu unterschiedlichen Institutionen. Alternativen zu SLSP wäre einen eigenen Katalog. Dies würde aber zusätzlich viele Nachteile mit sich bringen.

Weitere Punkte in dieser Gruppenarbeit gab es zur Motivation und Kommunikation der beteiligten Bibliotheken und den technischen Alternativen.

Nach diesem Gastbeitrag und einer wohlverdienten Pause kamen wir zum Thema “Funktion und Aufbau von Archivsystemen” In Archiven wir Hauptsächlich das Regelwerk ISAD(G) verwendet. Die Datenstrukturen orientieren sich vor allem an analogen Findmitteln wie Findbüchern und Zettelkästen. Hierbei gibt es eine mehrstufige Verzeichnung im Provenienzprinzip, um den Entstehungszusammenhang abbilden zu können. Dieser Standard hat 26 Verzeichnungselemente. Dazu gibt es aber nur 6 Pflichtfelder. Diese sind: Signatur, Titel, Provenienz, Entstehungszeitrum, Umfang und Verzeichnungsstufe. Um Normdateien verzeichnen zu können in ISAD(G) entstand später ein ergänzender Standard. Dieser wird in der Praxis aber selten Verwendet. Die Sprache ist von International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families, auch gekannt als ISAAR(CPF). Dieser Standard hat keine Weiterverbreitung gefunden. Da dieser Standard 1994 entstanden wurde, ist es an der Zeit mit einem aufgebesserten Standard zu starten. Hierzu ist der Standard Recordsd in Contexts (RiC) in Entwicklung. Hierzu gehen wir später im Thema linked data weiter ein.

Für Archive wird das Format Encoded Archival Description (EAD) verwendet. Dies ist ein XML Standard und wird fürs exportieren und importieren benötigt zwischen unterschiedlichen Archivsystemen.

Danach ging es noch kurz um aktuelle Entwicklungen. Der Wechsel von ISAD(G) zu RiC ist mit viel Aufwand verbunden, da auch Systemwechsel mit sich zieht. Aber er wird unteranderem auch für Fliesstext Felder benötigt. Es gibt nämlich immer mehr Volltexte, welche durch Named entity recognition, die Eigenschaften herausgelesen werden. So könnte aus einem Fliesstext zum Beispiel Ort, Datum, Autor automatisiert erfasst werden. Bereits gibt es diverse Techniken um Handschriftserkennung in eine Computerlesbare Sprache zu transferieren. Hierzu redet man von Optical Charakter Recognition (OCR).

Das nächste Thema war ArchivesSpace näher zu betrachten. Bereits im letzten Unterrichtsblock konnte ich dies installieren. ArchivesSpace ist eine open source, also frei zugänglich für jeden. Aber der Hacken dahinter ist, dass sobald man Hilfe benötigt, man dafür zahlen muss. Mit diesem System können sie aber ihr Personal bezahlen, was ich wiederum nicht schlecht finde. Durch diese Open Source können mehrere Archive die gleiche Installation erlangen. So kann für Subinstitutionen dies einfach eingerichtet werden. Wir begannen mit der Übung. Diese wollte ich während der Vorlesung durchführen, aber ArchivesSpace hang sich bei mir die ganze Zeit auf. Ich dachte das lag an einer Überlastung, da wir alle gleichzeitig auf die VDI zugriffen. Aber auch nach der Vorlesung konnte ich immer noch nicht die Felder “Date” oder “Agents Links” etc. ausfüllen. So kam ich zum Entschluss, die Übung an einem anderen Tag nochmals auszuführen. Deshalb schrieb ich gleich nach der Vorlesung schon diesen Lerntagebuch Eintrag. Die Übungen müssen sich jetzt noch ein bisschen gedulden.